Como fazemos as contas.
Sem caixas negras. Cada número tem uma origem, e o senhor, ou o seu contabilista, pode conferi-lo.
Da margem da fatura à margem real
Por cada 100 € que fatura ao Cliente B do exemplo, isto é o que sobra depois de o servir.
- Faturação100,0 €
- Custo das mercadorias, medido−75,0 €
- Margem da fatura25,0 €
- Rappel e descontos à parte, medido−8,0 €
- Entregas, estimado−12,0 €
- Preparação de encomendas, estimado−4,5 €
- Devoluções, medido−4,0 €
- Prazo de pagamento, medido−1,8 €
- Margem real−5,3 €
O método, em linguagem simples
Cada cliente usa o armazém, a frota e o escritório de maneira diferente. Nós contamos quanto usa, e atribuímos-lhe a parte do custo que lhe cabe.
Para o seu contabilista
Custeio baseado em atividades e tempo (Time-Driven ABC, Kaplan e Anderson). Capacidade prática de 80%. Custos conciliados com as contas 61 a 68 e as vendas com as contas 71 e 72.
- 1
Quanto custa cada atividade
Somamos o que a empresa gasta com o armazém, as entregas e o escritório: salários, gasóleo, rendas. Os valores vêm da contabilidade.
- 2
Quanto tempo leva cada vez
Perguntamos quanto demora preparar uma encomenda, fazer uma entrega, tratar uma devolução. Onde houver registos, medimos.
- 3
Quantas vezes cada cliente a usa
Contamos as encomendas, as entregas e as devoluções de cada cliente no SAF-T.
O custo de servir um cliente é:
tempo de cada atividade × vezes que a usa × custo por minuto
Medido ou estimado. Dizemos sempre qual é.
Nem tudo está num sistema. Quando um número vem de uma conversa, marcamo-lo como estimado e testamos se a conclusão aguenta.
Medido
Vem de um documento: o SAF-T, a contabilidade, os extratos.
Por exemplo: Faturação, descontos, devoluções, prazo real de pagamento.
Estimado
Vem de uma conversa com quem conhece a operação.
Por exemplo: Minutos para preparar uma encomenda, tempo de uma rota de entregas.
±30%
Cada estimativa é testada 30% acima e 30% abaixo. Só dizemos que um cliente dá prejuízo se continuar a dar no cenário mais favorável.
Se a conclusão depender da estimativa, dizemos-lhe o que falta medir.
De onde vêm os dados
O quê | Onde está | Tipo |
|---|---|---|
| Vendas por cliente e produto, preços, descontos, devoluções | SAF-T de faturação | medido |
| Salários, compras, energia, rendas, transporte (totais) | Contabilidade | medido |
| Prazo real de pagamento de cada cliente | Conta corrente e extratos | medido |
| Custo de compra de cada produto | Programa de stock ou Excel | medido |
| Tempo de preparação e de entrega por encomenda | Conversa com o armazém e as guias de transporte | estimado |
O que recebe no Diagnóstico
Um relatório que pode levar para a próxima negociação, e uma reunião para o explicarmos.
- A margem real de cada cliente e de cada produto
- Os clientes que dão prejuízo, e porquê
- O peso de cada desconto, entrega e prazo de pagamento
- Números conciliados com a contabilidade, que o seu contabilista pode conferir
- Uma reunião de entrega, com tempo para perguntas